Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm gồm những gì?

Không chỉ hoàn thành Báo cáo tài chính là xong mà bên cạnh đó, kế toán cần phải in sổ sách nhằm phục vụ cho việc lưu trữ, phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, quyết toán thuế sau này của doanh nghiệp. Đây là một việc hết sức cần thiết và bắt buộc đối với kế toán. Vậy các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm gồm những gì? Sau đây hãy cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết.

Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm gồm những gì?

1. Sổ sách kế toán cần in cuối năm bao gồm những gì?

(1) Sổ sách kế toán tổng hợp

Tùy theo hình thức ghi sổ kế toán mà doanh nghiệp đang vận dụng, sẽ có những sổ kế toán tổng hợp tương ứng :

• Sổ Nhật ký chung (đối với hình thức ghi sổ Nhật ký chung)

  Bạn đang đọc: Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm gồm những gì?

• Nhật ký sổ cái ( so với hình thức ghi sổ Nhật ký sổ cái )
• Nhật ký chứng từ số 7, số 8 ( so với hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ )
• Chứng từ ghi sổ ( so với hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ )

(2) Sổ cái các tài khoản phát sinh trong năm tài chính

Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán có bao nhiêu thông tin tài khoản thì sẽ in tương ứng sổ cái

(3) Sổ chi tiết các tài khoản

TK 111 ; 112 ; 131 ; ; … …
Các sổ sách kế toán thường phát sinh trong những doanh nghiệp như :

– Sổ chi tiết tiền mặt

• Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền
• Sổ quỹ tiền mặt

– Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng: căn cứ vào sao kê hàng tháng của ngân hàng

– Sổ chi tiết công nợ

• Sổ cụ thể nợ công phải thu của tổng thể những người mua
• Sổ chi tiết cụ thể nợ công phải trả của tổng thể nhà cung ứng

– Sổ chi tiết Tài sản cố định

• Sổ tổng hợp về tình hình tăng, giảm TSCĐ
• Sổ khấu hao TSCĐ

– Công cụ dụng cụ

• Sổ tổng hợp về tình hình tăng, giảm CCDC
• Phân bổ công cụ, dụng cụ

– Vật tư, hàng hóa

• Thẻ kho nguyên vật liệu
• Thẻ kho thành phẩm, sản phẩm & hàng hóa
• Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn dư nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm & hàng hóa

– Lương

• Bảng chấm công hàng tháng
• Bảng lương hàng tháng

CHÚ Ý: Toàn bộ sổ sách, chứng từ sẽ được in ra và ký, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm

2. In ấn sổ sách kế toán – cách sắp xếp chứng từ kế toán cuối năm 

Chứng từ kế toán sẽ được tàng trữ dưới 2 dạng là : bản mềm ( ứng dụng, excel, … ) và bản cứng ( bản in ra giấy ). Hai dạng này sẽ là cơ sở để so sánh, kiểm tra lẫn nhau, phòng khi có sự mất mát của một trong hai dạng này .
Cách đơn thuần và dễ tìm kiếm nhất là sắp xếp chứng từ theo “ Loại chứng từ ” ( tức là dựa vào từng phân hệ phần hành kế toán để phân loại chứng từ )

 (1) Đối với hóa đơn đầu vào

Hóa đơn GTGT là một trong những chứng từ kế toán quan trọng để làm căn cứ pháp lý trong hạch toán kế toán. Để tránh mất mát và dễ tìm lại khi có nhu cầu thì toàn bộ hóa đơn đầu vào gốc sẽ được lưu riêng theo từng tháng/ quý (tùy thuộc vào hình thức kê khai của doanh nghiệp). Các hóa đơn gốc này sẽ được đánh số thứ tự như trên bảng kê hóa đơn GTGT đầu vào hàng tháng/quý. Bản hóa đơn phô tô thì sẽ kẹp vào bộ chứng từ phiếu chi

(2) Đối với hóa đơn đầu ra

– Đối với liên 3 thì sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng kê hóa đơn GTGT đầu ra hàng tháng / quý
– Đối với hóa đơn đầu ra nào có Biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn thì phải kẹp biên bản vào luôn cùng quyển hóa đơn
– Đối với hóa đơn đầu ra nào có Biên bản tịch thu hóa đơn và hóa đơn liên 2 dán cùng

(3) Đối với chứng từ kê khai báo cáo thuế: được lưu theo từng sắc thuế

– Tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN tạm tính háng tháng / quý được in có chữ ký điện tử lưu từ tháng 01 – tháng 12, theo từng loại thuế. Nếu có chứng từ nộp thuế đi kèm thì in và lưu cùng tờ khai

– Báo cáo sử dụng hóa đơn được in kẹp 4 quý (trong năm)

– Báo cáo kinh tế tài chính năm ( nộp qua mạng ) được in ra có chữ ký điện tử lưu cùng hồ sơ khai thuế trong năm
– Các thông tin thuế và chứng từ thuế tương quan kẹp riêng một file

(4) Phiếu thu, phiếu chi: sẽ phải kẹp đầy đủ hóa đơn chứng từ đi kèm. Đặc biệt Phiếu chi là bộ chứng từ để cho vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Nêu yêu cầu mỗi phiếu chi tiền sẽ phải có đầy đủ chứng từ bao gồm: hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng, biên bản bàn giao, báo giá,…. (tùy từng trường hợp cụ thể)

Phiếu thu, chi sẽ được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn ( tăng dần theo số ngày trong tháng ). Cuối tháng kẹp phiếu thu một bộ, phiếu chi một bộ riêng sau đó xếp theo tháng và đủ 12 tháng trong năm

(5) Chứng từ công nợ: công nợ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả.

– Hàng tháng kế toán thực thi làm Biên bản so sánh nợ công phải thu gửi những người mua và tập hợp chứng từ thành từng tháng .
– Biên bản bù trừ nợ công ( nếu có )

(6) Chứng từ ngân hàng:

– Được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng trên sao kê ngân hàng nhà nước : giấy báo nợ, báo có, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền vào NSNN, … Nếu phát sinh nhiều ngân hàng nhà nước thì đóng thành từng File và kẹp vào chung thành từng tháng, cứ làm như vậy đến hết 12 tháng
– Các hồ sơ khác : hồ sơ vay vốn ngân hàng nhà nước, lãi suất vay tiền gửi, … kẹp vào 1 File

(7) Phiếu nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa: cũng được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Cuối mỗi tháng phân thành 2 tập nhập kho và xuất kho. Đối với công ty sản xuất có nhiều phân xưởng thì phải chi tiết từng phân xưởng, bộ  phận để dễ tìm

(8) Đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất, nhập khẩu: hồ sơ nhập khẩu, xuất khẩu được lưu theo bộ chứng từ nhập khẩu, xuất khẩu gồm:

– Hóa đơn thương mại ( Invoice )
– Hợp đồng thương mại ( Contract )
– Phiếu đóng gói sản phẩm & hàng hóa ( Packinglist )
– Vận đơn ( Bill of lading )
– Tờ khai hải quan
– Chứng từ giao dịch thanh toán qua ngân hàng nhà nước
Sau này khi có hoàn thuế hoặc kiểm tra thuế sẽ không phải đi tìm hồ sơ

(9) Đối với chứng từ vay mượn:

– Chứng từ vay mượn tiền : có hợp đồng vay mượn, phụ lục hợp đồng, biên bản thanh lý
– Chứng từ vay mượn vật tư, sản phẩm & hàng hóa : Phiếu nhập, xuất kho, hợp đồng vay mượn

(10) Chứng từ tiền lương:

– Bảng chấm công xếp theo thứ tự 12 tháng trong năm
– Bảng thanh toán giao dịch tiền lương được đóng quyển từng tháng và lưu thành năm
– Các quyết định hành động chỉ định, tăng lương, …
– Hồ sơ của người lao động : hồ sơ xin việc, sổ bảo hiểm, …
– Các sách vở khác tương quan đến thuế TNCN : hồ sơ ĐK người nhờ vào, ĐK mã số thuế người nộp thuế, thông tin nộp bảo hiểm xã hội được sắp xếp thành từng loại

(11) Sắp xếp các hợp đồng

– Hợp đồng mua vào : trong nước, quốc tế
– Hợp đồng bán ra : trong nước, quốc tế
Mỗi loại được đóng file từng loại theo thứ tự từ nhỏ đến lớn

Ngoài ra, trường hợp lĩnh vực đặc trưng như nếu có xây dựng cơ bản thì sẽ phát sinh chi phí xây dựng của từng nhà cung cấp: khi đó kế toán sẽ phân loại mỗi nhà cung cấp một hồ sơ và lưu toàn bộ chứng từ của từng đơn vị theo thứ tự đã phân chia.

LƯU Ý: Nếu doanh nghiệp có nhiều hạng mục đầu tư khác, thì cũng lưu theo từng lĩnh vực và mở từng file chi tiết dễ hiểu, dễ tìm.

Trên đây Kế toán Việt Hưng chia sẻ các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm và sắp xếp chứng từ mà được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Thực tế tùy theo từng loại hình kinh doanh mà các doanh nghiệp sẽ có cách quản lý, lưu trữ chứng từ riêng để tránh mức phạt tới 50 triệu đồng khi gặp sai sót trong kế toán. Mong rằng bài viết trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công tác kế toán của mình.

0
0

Bình chọn

Bình chọn

Source: https://inhaiau.com.vn
Category: In ấn